Cách thiết lập và gửi Email định kỳ trong Outlook

Outlook là ứng dụng email mạnh mẽ cung cấp nhiều tính năng giúp bạn quản lý email của mình một cách hiệu quả. Một trong những tính năng như vậy là khả năng thiết lập và gửi email định kỳ trong Outlook.

thiết lập và gửi email định kỳ trong Outlook

Từ việc gửi báo cáo tiến độ hàng tuần cho các thành viên trong nhóm của bạn và gửi bản tin hàng tháng qua email cho người đăng ký đến việc thiết lập lời nhắc cho chính bạn hoặc lời nhắc thanh toán hàng tháng cho khách hàng của bạn, email định kỳ là một cách tuyệt vời để tiết kiệm thời gian và đảm bảo rằng các thư quan trọng được gửi đi thường xuyên mà không cần gửi chúng theo cách thủ công mọi lúc.

Cách thiết lập và gửi Email định kỳ trong Outlook

Dưới đây là hướng dẫn từng bước bên dưới về cách thiết lập và gửi email định kỳ trong Outlook để tiết kiệm thời gian và hợp lý hóa hoạt động liên lạc:

  1. Thông qua lịch hẹn
  2. Sử dụng Boomerang cho Outlook
  3. Thông qua theo dõi tự động
  4. Sử dụng Giao hàng Trì hoãn
  5. Thông qua tính năng Power Automate.

1] Qua lịch hẹn

thiết lập và gửi email định kỳ trong Outlook

Ngoài ra, bạn cũng có thể thiết lập lời nhắc email định kỳ bằng Lịch. Để tạo thư định kỳ, trước hết bạn cần tạo mẫu email mới, giúp việc thiết lập và gửi email định kỳ tự động trong Outlook dễ dàng hơn.

  • Để thực hiện việc này, hãy khởi chạy Outlook và nhấp vào Email mới.
  • Bây giờ, hãy nhấp vào tab Tệp và chọn Lưu dưới dạng.
  • Nhấn nút Lưu và đóng email nhưng đảm bảo bạn không gửi nó.

Bây giờ bạn đã tạo thành công mẫu email, hãy làm theo các bước dưới đây để thiết lập cuộc hẹn cho email định kỳ trong lịch.

Khởi chạy Outlook và nhấp vào biểu tượng Lịch ở bên trái.

Khi Lịch mở ra, hãy nhấp đúp vào ngày để mở cửa sổ Sự kiện. Tại đây, điền vào tệp chủ đề và thêm tên người tham dự vào trường Mời người tham dự nếu bạn muốn. Sau đó, bạn có thể tiếp tục chọn ngày và giờ hoặc chọn nút Lặp lại, tùy theo điều kiện nào áp dụng cho bạn.

Sau đó, bạn có thể đặt thành Cả ngày nếu bạn muốn lời nhắc cho cả ngày. Bây giờ, hãy chọn menu thả xuống Không lặp lại và chọn xem bạn có muốn lời nhắc cho Hàng ngàyHàng tuần< /span> để đặt ngày cụ thể.Tùy chỉnh hoặc Hàng nămHàng tháng,

Sau đó, bạn có thể đặt vị trí hoặc thêm mô tả, đính kèm tài liệu nếu cần và nhấp vào Lưu để lưu các thay đổi.

Bây giờ, hãy đính kèm mẫu email bạn đã tạo lúc đầu. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào tab Chèn > Đính kèm mục > Mục Outlook > Trong cửa sổ mới, đi tới Tìm trong > Mẫu người dùng trong hệ thống tệp.

Tại đây, hãy chọn mẫu đã lưu của bạn > Chèn. Mẫu này bây giờ sẽ được đính kèm vào lịch hẹn.

Bây giờ, hãy đặt lời nhắc trong cửa sổ cuộc hẹn trên lịch để nhắc bạn khi nào nên gửi email.

Xin lưu ý rằng lời nhắc này KHÔNG tự động gửi email mà thay vào đó sẽ nhắc bạn làm như vậy.

2] Sử dụng Boomerang cho Outlook

Thiết lập và gửi email định kỳ trong Outlook

Nếu bạn muốn lên lịch gửi email định kỳ trong Outlooksử dụng Boomerang cho Outlook là cách tuyệt vời để tiết kiệm thời gian và hoàn thành công việc một cách nhanh chóng. Do đó, để thiết lập và gửi tin nhắn định kỳ qua Boomerang, hãy tạo một email mới.

Sau khi bạn soạn email, hãy nhấp vào tùy chọn Gửi sau.

Từ trình đơn thả xuống, chọn lên lịch tin nhắn định kỳ.

Bây giờ, hãy chọn ngày và giờ gửi cho email đầu tiên bạn muốn gửi.

Tiếp theo, đi tới Gửi mọi và từ trình đơn thả xuống, hãy chọn tần suất gửi email, ví dụ: hàng ngày, hàng tuần , hàng tháng hoặc hàng năm. Đồng thời, chọn ngày bạn muốn gửi email.

Bây giờ, hãy chọn một ngày cụ thể mà bạn muốn dừng nhận email định kỳ. Nhưng thay vì một ngày cụ thể, bạn cũng có thể khiến nó dừng lại sau khi một số lượng tin nhắn nhất định đã được gửi hoặc cho phép nó tiếp tục hoạt động.

Khi bạn đã lựa chọn xong, hãy xem lại bản tóm tắt và nhấn nút Lên lịch.

Tin nhắn định kỳ bạn tạo sẽ được lưu trong thư mục con Boomerang-Recurring và sẽ được gửi tự động đến người nhận theo thiết lập của bạn. Điều này không cần bạn phải đăng nhập vào Outlook hoặc bất kỳ k

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *